Hier is een vraag die we van Donna hebben ontvangen:
Hallo! Ik ben onlangs gepromoveerd tot projectmanager bij mijn bedrijf, daarom ben ik nu volledig afhankelijk van Outlook :-)… Een van de eerste dingen die ik moet doen, is een reeks doorlopende vergaderingen opzetten met een aantal van belanghebbenden van het project. Deze bijeenkomsten kunnen een-op-een zijn of in groepen. Ik zou graag wat tips ontvangen over hoe u aan de slag kunt gaan met het plannen van deze recidieven. Hulp is in eerste instantie zeer welkom. Bedankt!
Bedankt voor je aanvraag en veel succes in je nieuwe functie.
Het beheren van terugkerende afspraken in Outlook kan moeilijk zijn, dus laten we het opsplitsen met enkele best practices om u op weg te helpen.
Stel uw projectkalender in
Mijn eerste advies is om een aparte kalender voor je project te maken, zodat je alle gerelateerde vergaderingen op één plek kunt bijhouden. Voor zowel Windows- als Mac-gebruikers is hier een zelfstudie over het toevoegen van nieuwe agenda’s aan Outlook.
Plan een reeks regelmatige vergaderingen.
U kunt beginnen met het plannen van uw vergaderreeks wanneer u uw agenda heeft ingesteld.
Gebruikers van Windows XP
- Open je agenda in Outlook nadat je bent ingelogd.
- Selecteer de optie Werkweek op het tabblad Start om een gedetailleerdere en gebruiksvriendelijkere weergave van uw agenda te zien.
- Kies nu een datum en tijd voor uw vergadering.
- Klik met de rechtermuisknop en klik op Nieuwe terugkerende vergadering (of afspraak).
- Pas indien nodig de datum en het uur van uw afspraak/afspraak aan.
- Bepaal de frequentie van uw vergaderingen (dagelijks/wekelijks, enz.).
- Stel uw herhalingsinterval in.
- Als u klaar bent, klikt u op OK.
- Gebruik daarna de knop Aan om de e-mailadressen van de ontvangers uit uw lijst met contactpersonen te selecteren of typ ze handmatig in.
- Maak een beschrijvend onderwerp voor uw vergadering.
- Om het belang en de gevoeligheid van de vergadering te specificeren, gebruikt u het gebied Vergaderingstags aan de rechterkant van uw lint.
- Bepaal daarna een vergaderlocatie en uw contactgegevens. Mogelijk bevindt u zich in een vergaderruimte of gebruikt u Skype, Zoom voor Outlook of andere online communicatiemiddelen.
- Bespreek ten slotte in de hoofdtekst van uw uitnodiging voor de vergadering de doelen, KPI’s, enzovoort van de reeks vergaderingen. Vergeet niet om een duidelijke agenda voor uw vergadering te hebben, evenals specifieke, meetbare doelstellingen.
- Wanneer dhoni, druk op de knop Verzenden.
Gebruikers van Macs
Voor MAC-gebruikers is het proces iets anders en komt het overeen met dat van oudere Office-versies:
- Open voor MAC Outlook 365/2019.
- Plaats de muisaanwijzer op de gewenste datum en tijd van de afspraak/afspraak in het kalendervenster.
- Het dialoogvenster voor de Organisatorvergadering verschijnt.
- Klik op de knop Aan om uw deelnemers aan de vergadering te definiëren.
- Bepaal vervolgens een onderwerp, een plaats en een tijdschema voor de vergadering.
- Selecteer de optie Herhaling in het bovenste menu.
- Het volgende dialoogvenster verschijnt:
- Definieer indien nodig de instellingen voor vergaderingen/afspraken.
- Als u klaar bent, drukt u op OK.
- Als er extra informatie nodig is, neem deze dan op in de hoofdtekst van de uitnodiging voor de vergadering.
- Als u klaar bent, klikt u op de knop Verzenden.
Herhaal vergader-/afspraak-/evenementverzoeken om een serie te maken.
Door een eerdere reeks te dupliceren en de onderwerpen, deelnemers en locatie van de vergadering te wijzigen, kunt u mogelijk een reeks vergaderingen of evenementen maken. Hier is een tutorial die zal helpen bij het proces.
Neem bij problemen en vragen contact op met onze Outlook bellen.
Site Title 